Деловое общение и структура любых переговоров — основа любого бизнеса. В современном мире есть возможности многие вещи автоматизировать, как например Clickphone , что сэкономит значительно деньги и увеличит качество обслуживания.

1. Введение. Сообщите следующее:

• Ваше имя (и название компании, если вы звоните в другую компанию).

• Имя того, кому вы звоните (если на автоответчике отсутствует приветствие владельца данного номера телефона).

• Откуда вы узнали имя вызываемого человека и этот номер телефона (если вы звоните сюда впервые).

• Время телефонного звонка (например, “2 часа дня, вторник”) и дату, если вы полагаете, что адресат не прослушивает полученные голосовые сообщения каждый день.

2. Цель вашего звонка.

• Вкратце объясните, зачем вы звоните, прежде чем вдаваться в подробности (например, “Я позвонил, чтобы обсудить с вами вопросы X, У и 2).

• Скажите, что вы отправите адресату подробное электронное письмо, если сообщение носит сложный характер.

3. Описание последующих действий. Укажите следующее:

• В конце вашего сообщения объясните, в чем будут состоять последующие действия (например, вы собираетесь перезвонить еще раз или хотите, чтобы адресат перезвонил вам).

• Насколько срочный характер носит данное сообщение.

• Ваш номер телефона. Его следует повторить дважды.

Краткость и тон сообщения

Ваше сообщение должно быть кратким, старайтесь произносить его обычным голосом и тоном.

• Если вы считаете, что для передачи информации потребуется оставить несколько сообщений, это нужно объяснить в самом начале первого послания (“Это первое из двух переданных голосовых сообщений, которые я вам оставляю на автоответчике”). Если вы обнаружили, что вам нужно передать следующее сообщение, скажите об этом в конце первого послания и повторите это в начале второго. (“Это продолжение предыдущего голосового сообщения от Иванова относительно следующего собрания коллектива”).

• Прочитайте еще раз оставленное вами сообщение, чтобы убедиться, что оно будет понятно адресату. Если вы сомневаетесь в этом, измените текст и перепишите сообщение еще раз.

Как записать на автоответчике голосовое приветствие Будьте лаконичны

• Представьтесь полностью, но лаконично (например, “Вы позвонили на автоответчик Иванова Петра. К сожалению, я сейчас не могу ответить на ваш звонок. Пожалуйста, оставьте свое сообщение после длинного гудка. Я вам перезвоню”).

• Ясно и четко сообщите, что нужно сделать позвонившему человеку.

Голосовое приветствие на автоответчике должно быть своевременным

• Сообщите позвонившим вам людям, когда вы планируете прослушать оставленные для вас сообщения, если у вас не будет доступа к автоответчику в течение продолжительного времени (если вы уехали в отпуск или на стажировку.) Сообщите способ срочной связи с вами, если у них к вам неотложное дело. Или оставьте им номер телефона человека, который сможет им помочь в ваше отсутствие. Тогда вызывающий абонент не будет вынужден звонить вам изо дня в день и оставлять на автоответчике дублирующие друг друга сообщения.

• Помните, что по возвращении необходимо восстановить на автоответчике первоначальное приветствие.

Ваше приветствие должно быть оптимистичным и деловым

• Постарайтесь, чтобы ваше голосовое приветствие звучало профессионально, но не было механическим, как у робота. Не нужно произносить его неестественным “телефонным голосом”. Просто будьте самим собой!